Noticia de Mercado! Especificação Técnica

17 agosto, 2016 at 8:56 am Deixe um comentário

Uma das maneiras de garantir que iremos adquirir exatamente o que desejamos é a elaboração de uma especificação técnica com o maior detalhamento possível. Quando a elaboramos de forma correta, fica fácil impugnar e/ou devolver produtos que estejam em desacordo com ela. Seja um órgão público ou uma empresa privada, uma especificação técnica correta pode ser a diferença entre comprar exatamente o que se deseja ou adquirir problemas para serem resolvidos mais tarde.

Nos meus 25 anos no laboratório de controle de qualidade do Banco do Brasil, elaborei mais de 600 especificações técnicas e dos mais diversos produtos. A elaboração de uma especificação não é um bicho de sete cabeças, mas um item é primordial quando da sua elaboração. Bom senso. E bom senso não é algo que se aprenda em um curso. Tem que ser desenvolvido e tive alguns bons professores desde que entrei no laboratório do BB logo após finalizar o curso de engenharia elétrica.

Conhecer os processos de produção e o maquinário utilizado na fabricação do produto que será especificado facilita, e muito, a elaboração da mesma. Ao acompanharmos o processo de produção, podemos observar os pontos onde alguma falha pode ocorrer durante a fabricação/montagem do produto. E essa observação, se correta, pode ser a chave para que a especificação técnica seja a mais perfeita possível.

Importante ressaltar que dois itens devem ser evitados quando da elaboração:direcionamento e subjetividade.

O direcionamento, além de eticamente condenável, pode fazer com que o produto adquirido tenha um custo superior ao que deveria.

E a subjetividade, por permitir diferentes conclusões conforme seja a pessoa que analisa o produto, deve ser sempre evitada. Mas o direcionamento seria a pior característica de uma especificação técnica. Ao privilegiarmos um determinado fornecedor podemos esperar tudo menos a aquisição de um produto pelo melhor custo. O direcionamento, geralmente, está ligado a custos maiores de aquisição e a diversos outros problemas eticamente condenáveis. Outra coisa a ser evitada é a especificação de um produto que seja patenteado.

Uma patente torna o seu possuidor o único autorizado a produzir/comercializar o produto. Se, mesmo assim, for necessária a compra de um produto patenteado, o ideal, para um órgão público, é uma dispensa de licitação com a justificativa da existência da patente.

Existe, portanto, uma linha divisória bem clara quando da elaboração de uma especificação técnica. Ela deve ser a mais detalhada possível sem que isso caracterize um direcionamento e somente devemos colocar na especificação itens que consigamos mensurar objetivamente, evitando que um item se torne subjetivo.

É fácil? Claro que não.

Deve-se usar sempre o bom senso para evitar cruzar esta linha divisória. Uma especificação técnica muito simplificada, embora seja fácil de ser elaborada, pode acarretar problemas quando da aquisição de um produto. Uma vez, no laboratório de controle de qualidade do BB, recebi a visita de um gerente de compras de um órgão público. Ele apareceu com a amostra de um produto que tinha recebido e com o edital de compra do mesmo.

No edital tinha vários itens, mas o interesse dele era naquela amostra. Era um cartucho de toner e segundo o dito por ele, não era aquilo que ele queria comprar. Ao pedir para ver o produto e o edital, constatei que a especificação do edital era extremamente simples, e que pelo descrito, aquela amostra atendia perfeitamente ao edital.

Para evitar adquirir um produto muito aquém da qualidade que ele desejava, aquele item foi excluído do edital. O gerente de compras nos perguntou então como fazíamos para adquirir produtos de qualidade no BB.

Resposta: com uma especificação técnica extremamente detalhada e com testes de impressão que nos permitia encontrar qualquer defeito que um cartucho possa apresentar. Quando mostrei a especificação técnica que o BB usava para comprar cartuchos de toner e os diversos testes que eram utilizados, o gerente pode compreender porque o BB era o único órgão público que adquiria cartuchos recondicionados de qualidade.

Enquanto a especificação constante do edital dele era apenas uma descrição – cartucho de toner para impressora modelo xxxx, a especificação do BB tinha mais de cinco páginas e descrevia em detalhes todos os componentes do cartucho e os defeitos que cada um poderia apresentar.

Mas, apesar de extremamente detalhada, a especificação utilizada no BB não era direcionada para nenhum fornecedor especifico. Muito pelo contrário. Era a única que permitia a participação de cartuchos recondicionados.

Sempre fazíamos várias pesquisas no mercado e/ou questionávamos os diversos fornecedores para evitar o direcionamento. Mesmo os itens mais simples possuem a forma correta de serem especificados.

Vamos a alguns exemplos?

Quem já não teve a experiência desagradável de ter um elástico se partindo quando do manuseio? Como evitar? Basta inserir na especificação que o elástico tenha uma carga de ruptura mínima. No BB, a especificação do elástico número 12 exigia que esta carga fosse de, no mínimo, 3,0 Kgf. E a medição é extremamente simples. Exigia apenas uma balança dinamométrica portátil que podemos encontrar em qualquer loja de equipamentos.

E quem já não se irritou ao tentar apontar um lápis e a ponta sempre quebrar? Como evitar? Inserindo na especificação que o grafite deve estar centralizado em relação à seção do lápis. Quando o grafite não está centralizado, o ato de apontar inclina o grafite e este se quebra. Quando o grafite está corretamente centralizado, conseguimos apontar o lápis sem problema algum. Mas quase todos os lápis possuem uma capa, tampa, ou qualquer outra coisa que impede que possamos visualizar sua seção. Pois é ……

Mais um exemplo?

Quem já não reclamou da fragilidade dos copos plásticos de água e teve que colocar um copo dentro de outro para conseguir utilizá-los. Copos descartáveis de água e café era um item que deixou de ser analisado pelo controle de qualidade no BB e passou a ser adquirido diretamente pelas regionais. Mas toda vez que os usuários começavam a reclamar da qualidade, éramos chamados para fazer o controle de qualidade novamente. Era normal aprovarmos somente as amostras das empresas que estavam em quinto, sexto, ou sétimo lugar em preço.

E o motivo disso é que na especificação constava o peso mínimo que cada copo devia possuir. Um copo de 200 ml possui, geralmente, 71 mm de diâmetro da boca, 43 a 44 mm de diâmetro da base e 85 a 86 mm de altura. O que diferencia um copo correto de um errado é a espessura da parede e para garantir que o copo seria o mais adequado para o uso, exigíamos que cada copo pesasse, no mínimo, 2,7 gramas. E pesávamos todos os 100 copos da embalagem. Todos tinham que obedecer ao peso mínimo.

Poderia me alongar citando mais exemplos, mas vamos aos cartuchos de toner.

Abaixo segue alguns itens da especificação de um cartucho para impressora Lexmark T644

A descrição é o mais simples possível:

Cartucho: deverá ser apropriado para uso no equipamento (21.000 páginas / 5% cobertura), e atingir os valores especificados abaixo. Será aceito cartucho recondicionado

Para mensurar o rendimento:

Quantidade de cópias considerando a impressão de um retângulo chapado preto medindo 190 x 276 mm:  mínimo de 900

Para medir a densidade de impressão:

Densidade de leitura do preto: mínimo de 1,37

 Exigência quanto a alguns componentes do cartucho.

“Cilindro OPC: este componente deverá ser obrigatoriamente novo, específico para impressora lexmark, não sendo admitido que haja variação de espessura ao longo de sua superfície nem o seu recapeamento químico“

“Barra dosadora (Doctor Bar): deverá ser substituída caso apresente sinais de corrosão ou perda de suas funções“

“Chip: o cartucho deverá possuir chip específico para impressora T 644.

“Encoder Wheel: deverá ser específico para a impressora e totalmente compatível com o chip utilizado.  Nâo será admitido, em hipotese alguma, o fechamento das ranhuras do encoder“

“Molas de tensão do Hopper: deverão ser substituídas caso apresentem corrosão ou tensões distintas”

Para evitar a subjetividade, tínhamos um densitômetro para medir a densidade de impressão e um medidor de camada para checagem da espessura da superfície do cilindro e os números do rendimento eram tirados de cartuchos originais que eram secados com a impressão do mesmo tipo de teste.

Não exigíamos o absurdo gasto de 21.000 páginas para checar o rendimento. Usando o chapado preto com 83-85% de cobertura, tínhamos a resposta do rendimento com o uso de 900 páginas. Além de gastar muito menos papel, o chapado preto ainda nos dava várias informações sobre os componentes do cartucho.

 E quando era o caso do cartucho ser utilizado em impressoras de cheque, dois itens eram acrescentados:

“Toner: MICR (Magnetic Ink Character Recognition), específico para o equipamento, na cor preta“

 “Leitura: os cheques impressos serão submetidos a testes de leitura nos equipamentos Datacheck TC L 50, RDM MICR Verifier e classificadora de cheques ABC Bull e deverão apresentar os seguintes resultados.

“No Datacheck deverão ser reconhecidos, sem erro, na primeira passagem, que consiste em  3 (três) leituras consecutivas;

No RDM, deverá apresentar 100 micro Volts como mínimo e 200 microvolts como máximo da média do nível de sinal e não deverá possuir caracteres não reconhecidos;

Na classificadora todos os cheques deverão ser corretamente capturados na primeira passagem”

O nível de detalhamento das especificações técnicas usadas pelo BB permite a aquisição de produtos com a melhor qualidade possível e sem direcionamento e subjetividade. Elaborar uma especificação da maneira correta não é simples, mas é essencial para que consigamos adquirir exatamente o que desejamos e possamos evitar problemas futuros. Com uma especificação corretamente elaborada, fica fácil recusarmos produtos que estejam em desacordo com ela e devolvermos produtos que apresentem discrepâncias em relação aos itens especificados. Se a sua empresa enfrenta problemas na aquisição de produtos, uma especificação técnica bem elaborada pode ser a solução que você precisa.

Fonte: Roberto Alvarenga Palmer – EQual Consultoria em Qualidade

 

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